Výdaje za kancelář snížíte nejdřív tam, kde je nikdo nehlídá

Nejrychlejší úspora v kanceláři zřídka leží v nájmu. Častěji se skrývá v desítkách malých plateb, které nikdo neotevřel od chvíle, kdy se poprvé schválily: v zapomenutých licencích, tiskárně s drahým servisem, pojistce za majetek, který už firma nemá. Firma o pěti lidech a firma o padesáti mají stejný problém, jen v jiném měřítku. Následující otázky vedou od přehledu nákladů přes prostory, tisk a software až po agendu, kterou se vyplatí svěřit externě. Na konci najdete způsob, jak úsporu udržet.

Kolik firma ve skutečnosti utrácí za drobnosti?

Vezměte výpisy z účtu a z firemních karet za poslední rok a rozdělte platby do několika skupin: prostory, energie, služby, software, spotřební materiál, cestovné, ostatní. Vznikne přehled, který většina majitelů nikdy neviděla pohromadě. Opakující se platby se často schovávají pod nic neříkajícím popisem. U každé se zeptejte, kdo ji používá a kdy ji naposledy někdo otevřel.

Zvlášť si označte pevné a proměnné náklady. Pevné, jako nájem nebo paušální služby, se mění jednou za čas a vyžadují jednání. Proměnné, jako tisk nebo drobné nákupy, ovlivníte pravidly ze dne na den. Úspora na pevných nákladech bývá větší, ale vyjednává se dlouho.

Přehled ukáže také duplicity. Dvě aplikace pro sdílení souborů, tři předplacené nástroje na komunikaci nebo dva telefonní tarify pro jednoho člověka nejsou výjimka. Zrušení stačí potvrdit dotazem na jednoho zaměstnance. Nechte si vždy pár dní na reakci, než službu vypnete.

Vyplatí se menší nebo sdílená kancelář?

Záleží na tom, kolik dní v týdnu tým skutečně sedí na místě. Pokud je kancelář poloprázdná, platíte za metry čtvereční, které slouží hlavně jako symbol. Tým, který pracuje částečně z domova, často vystačí s menším prostorem a několika sdílenými místy. Zvažte také, zda zákazníci vůbec chodí k vám, nebo se setkáváte jinde.

Sdílená pracovna nebo pronájem zasedačky podle potřeby nahradí vlastní velkou místnost, kterou využijete párkrát měsíčně. Mínusem je menší soukromí a méně prostoru pro vybavení. Před rozhodnutím porovnejte celkové náklady včetně energií, úklidu a služeb, ne jen holý nájem. Vypovězení smlouvy může mít lhůtu a sankce, proto čtěte podmínky dopředu.

Energie se dají snížit jednoduše: programovatelné termostaty, vypínání techniky přes noc, LED osvětlení. Efekt bývá znát hned na další vyúčtování. Pokud nájemní smlouva dovoluje, vyjednejte s pronajímatelem úpravu, třeba rozdělení měřidel. Drobná úprava dohody často ušetří víc než přesun do jiné budovy.

Kam mizí peníze za tisk a kancelářské potřeby?

Tisk je klasická skrytá položka, protože nikdo neví, kolik stránek se vyrobí. Zapněte v tiskárně počítání stran podle uživatelů a po měsíci uvidíte, kdo tiskne nejvíc a co. Oboustranný tisk a výchozí černobílý režim snižují spotřebu bez jakékoli nepříjemnosti. Smlouvy a faktury, které se tisknou jen "pro jistotu", nahraďte elektronickým archivem.

Zkontrolujte, jak vypadá servisní smlouva na tiskárnu a kolik stojí cena za stránku. Starší zařízení s drahým toner a častými poruchami může být dražší než nový úspornější přístroj. Vypočítejte celkové roční náklady na provoz a porovnejte je s pořizovací cenou. Rozhodnutí pak stojí na číslech, ne na dojmu.

U kancelářských potřeb zaveďte jednoho člověka, který nakupuje pro všechny. Společné objednávky jednou za čas snižují počet doprav a drobných rozdílů v ceně. Sklad s papírem, tužkami a toner nemusí být velký, stačí seznam minim, pod která se nesmí klesnout. Zbytečně neplníte zásoby, které stárnou ve skříni.

Co dělat s předplatnými a softwarem?

Licence se kupují rychle a ruší pomalu. Projděte seznam všech placených nástrojů a ke každému napište jméno uživatele, účel a datum posledního použití. Co nemá uživatele, se ruší, co má jednoho, se přehodnotí. Častý objev jsou licence po lidech, kteří z firmy odešli.

Zvažte přechod z ročního předplatného na měsíční u nástrojů, které používáte nepravidelně. Roční platba bývá levnější, ale zamyká vás na rok. Skupinové tarify se vyplatí od určitého počtu lidí, jinak platíte za místa, která zůstávají prázdná. Při jednání s dodavatelem se zeptejte na slevu při delší vazbě, ale nepodepisujte, dokud nevíte, že nástroj opravdu potřebujete.

Některé placené funkce zastoupí bezplatná řešení, jenže skrytou cenou bývá čas na zavedení a údržbu. Spočítejte, kolik hodin práce vás přechod stojí, a porovnejte to s ročním poplatkem. U nástrojů s osobními daty hlídejte, kde se data ukládají a zda máte smlouvu o zpracování. Nejlevnější řešení se nesmí stát právním rizikem.

Má smysl svěřit účetnictví a mzdy externě?

U malé firmy zpravidla ano, protože zaměstnat účetní na plný úvazek se nevyplatí. Externí účetní zná legislativu, zastoupí vás při kontrole a dodá podklady pro daňová přiznání. Vlastní zaměstnanec naopak znamená menší prodlevy při denní práci, ale i mzdu, dovolenou a zástup. Rozhodnutí se mění s růstem objemu dokladů.

Ptejte se, co je v ceně a co se účtuje zvlášť: zpracování dokladů, mzdy, daňová přiznání, komunikace s úřady, archivace. Dobrá služba má jasný rozsah, termíny a odpovědnost za chyby. Pozor na cenu za doklad, která se u firem s hodně drobnými položkami rychle nafoukne. Vyžádejte si vzorovou smlouvu, než se zavážete.

Digitalizace dokladů zkracuje práci obou stran. Fotografované účtenky, elektronické faktury a sdílená složka snižují množství papíru a chyb. Dohodněte si pevný termín, do kdy podklady odevzdáváte, aby účetní nemusela doklady honit. Předcházíte tak pokutám za pozdní podání.

Jak úsporu udržet, aby se nevrátila zpět?

Stanovte měsíční nebo čtvrtletní rozpočet pro každou skupinu nákladů a přiřaďte k ní odpovědného člověka. Bez odpovědnosti se čísla po půl roce vrátí na původní hodnotu. Stačí jednoduchá tabulka s plánem a skutečností, kterou si projdete na krátké schůzce. Odchylky se řeší hned, ne na konci roku.

Nastavte pravidlo pro nové výdaje: nad určitou částku schvaluje druhá osoba. Brání to impulzivním nákupům i zavedení dalšího předplatného bez rozmyslu. Pravidlo má být jednoduché, jinak ho lidé obcházejí. Zpětná vazba od týmu odhalí, kde úspora zhoršila práci.

Jednou ročně udělejte revizi smluv: pojištění, energie, telefony, internet, pronájem. Termíny výpovědních lhůt si zapište do kalendáře, ať vás neomezí automatické prodloužení. Při obnově smlouvy porovnejte alespoň dvě alternativy. Úspory z tohoto kroku bývají největší u služeb, které se roky nezměnily.

Časté otázky

Kolik času zabere první revize firemních výdajů?

U malé firmy zpravidla jedno odpoledne, pokud máte výpisy a smlouvy po ruce. Nejdéle trvá zjišťování, kdo která služba využívá. Raději ji rozdělte mezi více lidí, každý projde svou oblast a výsledky se spojí do jednoho přehledu.

Je levnější kancelář z domova?

Nemusí být, protože část nákladů se přesune na zaměstnance a firma musí řešit vybavení i bezpečnost dat. Za úsporu se počítá hlavně nájem a energie kanceláře. Pravidla náhrad při práci z domova ověřte v zákoníku práce a u účetní.

Kdy už je zbytečné šetřit?

Ve chvíli, kdy úspora snižuje kvalitu práce nebo bezpečnost, třeba u zálohování dat či ergonomické židle. Rozhoduje, zda nákladová položka přináší výsledek. Pokud ano, raději ji vyjednejte levněji, než zrušte.

Zdroje

• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR
• Komora daňových poradců České republiky