Vyplatí se online fakturace? Ano, pokud vystavujete pravidelně

Kdo vystaví měsíčně pět faktur, ušetří jiným způsobem než ten, kdo jich vystavuje padesát. Online fakturace nahradí tabulku nebo textový dokument nástrojem, který hlídá číslování, počítá daň a posílá upomínky. Přínos je zřejmý hlavně při pravidelném provozu. U příležitostného fakturování může být zbytečně složitá. Níže rozebereme, v čem se úspora projeví, na co dát pozor a jak nástroj zavést.

Co online fakturace změní

Faktura vzniká ze šablony, kde jsou předvyplněné údaje o vás a o klientovi. Číslo se přidělí automaticky, částky se spočítají samy. Dokument odešlete e-mailem jedním kliknutím. Nemusíte nic přepisovat.

Systém sleduje stav úhrady. Vidíte, které faktury jsou zaplacené, které po splatnosti. Upomínky mohou odcházet automaticky. Pohledávky tak nezapadnou.

Data lze exportovat pro účetní. Odpadá přepisování a ztráta dokladů. Zjednodušuje to i závěrku.

Úspora času a méně chyb

U opakovaných faktur se šablona vyplatí nejvíc. Měsíční služba stejnému klientovi se vystaví na pár kliknutí. Čas, který by zabral každý dokument, jde do práce.

Automatický výpočet snižuje chyby. Špatně sečtená DPH nebo opomenutý údaj může vést k nepříjemnostem. Nástroj ohlídá základní kontroly, ale neručí za správné zadání.

Číselná řada zůstane souvislá. Nechybí čísla a nevznikají duplicity. Při kontrole finanční správou je to výhoda.

Další výhody v praxi

Platební údaje může doprovázet QR kód. Klient zaplatí z mobilu bez přepisování účtu. Platby chodí rychleji a bez chyb v čísle účtu.

Faktury v cizí měně a v jiných jazycích zvládne většina nástrojů. Pomáhá to exportérům. Kurz přepočtu je nutné nastavit správně.

Účetní má přímý přístup k dokladům. Neposíláte stovky příloh e-mailem. Spolupráce se zjednoduší.

Náležitosti a odpovědnost zůstávají na vás

Nástroj nenahradí znalost pravidel. Daňový doklad musí obsahovat zákonné údaje a ty se liší pro plátce a neplátce DPH. Zkontrolujte, zda šablona odpovídá vaší situaci.

Platí také pravidla pro opravné doklady, zálohové faktury a reverse charge. Software nabídne volby, ale rozhodnout musíte vy. Při pochybnostech se zeptejte účetní nebo poradce.

Zákony se mění. Zkontrolujte, zda poskytovatel nástroj aktualizuje. Ověřte aktuální požadavky na finanční správě.

Kdy se online fakturace nevyplatí

Při několika málo fakturách ročně stačí jednoduchá šablona. Učit se nástroj a platit předplatné je zbytečné. Rozhodněte podle počtu dokladů.

Specifické obory s netypickou fakturací, například složité vyúčtování nebo pravidelné vícepoložkové faktury, mohou potřebovat oborové řešení. Obecný nástroj nemusí stačit. Vyzkoušejte demoverzi.

Pozor na závislost na jedné službě. Pokud zanikne nebo zdraží, musíte změnit systém. Proto kontrolujte možnost exportu.

Zálohování, přístup a archivace

Doklady musíte uchovávat po dobu stanovenou zákony, u DPH obvykle deset let. Ověřte aktuální lhůty. Zjistěte, jak dlouho poskytovatel data uchovává a zda je můžete stáhnout.

Zálohujte pravidelně sami. Stáhněte přehled faktur do vlastního úložiště. Nespoléhejte jen na cizí server.

Chraňte přístup silným heslem a dvoufázovým ověřením. Faktury obsahují osobní a finanční údaje. Omezte oprávnění ostatních uživatelů.

Jak nástroj zavést

Vyzkoušejte demoverzi nebo zkušební období. Vystavte testovací fakturu a prověřte export. Ujistěte se, že nástroj podporuje vaše potřeby.

Naimportujte seznam klientů a nastavte číselnou řadu. Pokud navazujete na dosavadní fakturaci, zachovejte posloupnost. Chybné číslování komplikuje kontrolu.

Dejte přístup účetní a domluvte pravidla výměny dat. První měsíc fakturujte souběžně v obou systémech. Pak starý postup ukončete.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Ministerstvo financí ČR
• Komora daňových poradců ČR