Potřebuje vaše firma podnikový informační systém?

Podnikový informační systém potřebuje firma ve chvíli, kdy stejný údaj zapisuje několik lidí na více místech a nikdo neví, která verze je správná. Zpočátku vystačí tabulka a sdílená složka. S růstem objednávek, zaměstnanců a sklad se ale chyby množí a vedení nemá přehled. Modelová situace malé firmy ukazuje, kde se skrývají ztráty času a kdy je čas na změnu. Nakonec najdete otázky, které byste si měli položit před výběrem řešení.

Modelová firma s tabulkami

Ilustrační příklad: velkoobchod s drobným zbožím má pětadvacet zaměstnanců. Objednávky přicházejí e-mailem a telefonem a obchodník je přepíše do tabulky. Skladník je pak přepíše znovu do vlastního sešitu a účetní potřetí do fakturace. Každé přepsání je příležitostí k chybě.

Kdybychom počítali, že jedna objednávka zabere pět minut zdvojeného zápisu a firma jich denně zpracuje čtyřicet, vychází to na dvě stě minut denně. To je tři a půl hodiny práce, která nic nevytváří. Za jednadvacet pracovních dní vzniká sedmdesát hodin měsíčně. Číslo je ilustrační, ale ukazuje řád.

K času se přidávají chyby. Špatné číslo zboží, zapomenutá poznámka nebo dvakrát odeslaná objednávka vedou k reklamacím. Zákazníci mají pocit nepořádku. Majitel často ani neví, proč mu zisk neodpovídá obratu.

Signály, že je čas

Hlavním signálem je opakované zadávání dat. Když se totéž píše na třech místech, systém to sjednotí. Druhým je neschopnost rychle odpovědět na jednoduchou otázku, třeba kolik máme na skladě. Pokud musíte volat třem kolegům, chybí vám společný zdroj.

Třetím signálem jsou závislosti na konkrétních lidech. Jen jedna kolegyně ví, jak funguje tabulka, a při její nepřítomnosti se práce zastaví. Čtvrtým je růst: nová pobočka, nový prodejní kanál nebo více zaměstnanců. Provoz, který držel pohromadě osobní domluvou, se rozpadá.

Pátým signálem jsou regulační požadavky, třeba evidence tržeb nebo ochrana osobních údajů. Ruční správa je pracná a náchylná k chybě. Systém umí hlídat oprávnění a vést záznamy. Neřeší ale vše, odpovědnost zůstává na firmě.

Co systém umí a co neumí

Podnikový informační systém sjednocuje data o zákaznících, zakázkách, skladu, fakturaci a někdy i o výrobě či mzdách. Jednotlivé části se nazývají moduly a lze je zavádět postupně. Každý zaměstnanec vidí informace podle svého oprávnění. Vedení získává přehledy bez ručního sestavování.

Neumí napravit špatné procesy. Pokud se objednávky zpracovávají chaoticky, systém chaos jen zdigitalizuje. Před nasazením proto procesy popište a zjednodušte. Až poté je přeneste do programu.

Není to ani jednorázový nákup. Systém potřebuje nastavení, zaškolení, údržbu a občasné úpravy. Počítejte s rozpočtem na provoz po zavedení. Levné řešení bez podpory může vyjít draho.

Otázky před výběrem

Než oslovíte dodavatele, odpovězte si na několik otázek:

• Které činnosti nám berou nejvíc času a kde vznikají chyby?
• Kdo bude systém používat a jak jsou ti lidé zdatní s počítačem?
• Jaká data musíme převést ze stávajících tabulek?
• S jakými dalšími programy se musí propojit, například s účetnictvím?
• Kdo ve firmě ponese odpovědnost za zavedení?

Odpovědi vám pomohou napsat stručné zadání. Dodavatelé pak nabídnou řešení na míru, ne obecnou prezentaci. Zadání porovnávejte s nabídkami bod po bodu.

Ptejte se také na podporu a ukládání dat. Kde se data uchovávají, jak se zálohují a co se stane při ukončení spolupráce. Měli byste mít možnost získat svá data v použitelném formátu. Jinak se stanete závislými na jednom dodavateli.

Jak probíhá zavedení

Zavedení má obvykle několik fází: analýza, nastavení, převod dat, zkušební provoz a ostrý start. Analýza určí, co systém musí umět. Nastavení upraví program na vaše procesy. Převod dat je nejcitlivější, protože chyby se přenášejí.

Zkušební provoz trvá týdny a zahrnuje malou skupinu uživatelů. Odhalí nedostatky dřív, než se systém rozšíří na všechny. Souběžný provoz se starým způsobem poskytuje jistotu. Teprve potom staré tabulky opusťte.

Školení nepodceňujte. Nejlepší systém selže, pokud mu zaměstnanci nerozumí nebo ho obcházejí. Vyberte v každém oddělení člověka, který se stane vzorem. Pomáhá to i při dalších změnách.

Rizika a jak je snížit

Největším rizikem je odpor zaměstnanců. Nový systém zdánlivě přidává práci, protože se všechno vyplňuje podrobněji. Vysvětlete přínos a zapojte lidi do výběru. Odpor roste, když se změna nařídí shora.

Dalším rizikem jsou skryté náklady: úpravy, licence navíc, školení, výpadky. Ujednejte rozsah a cenu písemně a ověřte, co je zahrnuto. Rozpočet navyšte o rezervu. Plán, který nepočítá s problémy, selže.

Třetím rizikem je bezpečnost dat. Určete přístupová práva, zálohování a postup při úniku. Pokud systém zpracovává osobní údaje, platí příslušná pravidla. V případě pochybností se poraďte s odborníkem.

Časté otázky

Od kolika zaměstnanců se systém vyplatí?

Pevná hranice neexistuje. Rozhoduje složitost procesů a počet chyb, ne jen počet lidí. Někdy ho potřebuje firma s deseti zaměstnanci, jindy ne ani se čtyřiceti.

Je lepší systém na míru, nebo hotový?

Hotové řešení je rychlejší a levnější, ale méně přizpůsobivé. Na míru se vyplatí při specifických procesech. Často se kombinuje základ s úpravami.

Kolik trvá zavedení?

Od několika týdnů u jednoduchého systému po měsíce u rozsáhlého. Délku ovlivňuje množství dat, počet uživatelů a rozsah úprav. Ptejte se dodavatele na reálný harmonogram.

Zdroje

• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR
• Úřad pro ochranu osobních údajů