Proč se účast na konferenci stále vyplatí, když se na ni připravíte

Konference se vyplatí tomu, kdo na ni přijede s cílem a po návratu s něčím pracuje. Samotné sezení v sále a sbírání vizitek žádný užitek nepřinese. Online setkání nahradila část akcí, ale osobní rozhovory o přestávce zůstávají jedinečné. Kdo se připraví, odnese kontakty, nápady a ověření, kde jeho obor stojí. Následující postup se skládá ze tří částí: před akcí, na místě a po návratu.

Krok 1: Stanovte si cíl

Před registrací se zeptejte, co chcete získat. Může jít o nové zákazníky, dodavatele, inspiraci pro projekt nebo kontakty v oboru. Cíl by měl být konkrétní, například domluvit tři rozhovory s lidmi z jednoho segmentu. Bez cíle se člověk ztratí v programu.

Cíl pak určuje výběr akce. Odborná konference s pár stovkami lidí je dobrá pro hluboké rozhovory, velký veletrh pro přehled trhu. Podívejte se na program, mluvčí a složení účastníků. Zjistěte, zda je téma blízké vašemu oboru.

Spočítejte si celkový náklad. Vstupné je jen část, k tomu přičtěte cestu, ubytování a ztracený pracovní čas. Porovnejte ho s očekávaným přínosem. Pokud výsledek nevychází, zvažte záznam nebo jiný formát.

Krok 2: Připravte se předem

Projděte program a vyznačte si přednášky, které opravdu potřebujete. Souběžné sekce se překrývají, takže všechno nestihnete. Nechte si v plánu volné okno na rozhovory. Nejlepší nápady často vznikají mimo sál.

Zjistěte, kdo se zúčastní, a domluvte si schůzky předem. Mnoho akcí zveřejňuje seznam řečníků či účastníků. Oslovte krátkou zprávou, ve které napíšete, proč byste se chtěli setkat. Domluvená schůzka má větší šanci než náhodné setkání.

Připravte si krátké představení na třicet vteřin. Kdo jste, čím se zabýváte a co hledáte. Vizitky, nebo odkaz na kontakt, mějte po ruce. Zvolte pohodlnou obuv a oblečení, den bývá dlouhý.

Krok 3: Na místě poslouchejte aktivně

V sále si zapisujte myšlenky, které můžete použít, ne celý výklad. Pomáhá rozdělit stránku na dvě části: co jsem se dozvěděl a co s tím udělám. Takový zápis se po návratu snadno využije. Prezentace obvykle dostanete i později.

Ptejte se. Dotaz na konci přednášky vás zviditelní a otevře rozhovor. Mluvčí rádi odpovídají osobně u pódia po vystoupení. Krátká zpětná vazba ukazuje zájem a vede k dalším kontaktům.

Nenechte se zlákat k účasti na všem. Jeden dobrý rozhovor je cennější než pět přednášek, které poslouchá znuděný posluchač. Odpočívejte, pijte vodu a nechte si čas na zpracování. Soustředění vydrží jen určitou dobu.

Krok 4: Navazujte kontakty

Přestávky jsou hlavní příležitost. Přistupte k lidem, kteří stojí sami, a zeptejte se na jejich obor. Nemusíte prodávat, stačí projevit zájem. Dobrý rozhovor se pozná podle toho, že druhý také mluví.

Po každém rozhovoru si poznamenejte, o čem jste mluvili. Na zadní stranu vizitky nebo do telefonu napište jednu větu. Za týden už si nevzpomenete, kdo byl kdo. Poznámka je základ pro pozdější navázání.

Respektujte soukromí druhých. Fotografie a kontakty sdílejte jen se souhlasem. Pokud někdo nemá zájem pokračovat, neviňte ho. Slušnost buduje pověst.

Krok 5: Pracujte po akci

Nejdůležitější je následný kontakt do týdne. Pošlete krátkou zprávu, připomeňte, o čem jste mluvili, a navrhněte konkrétní další krok. Po delší době se na vás zapomene. Rychlost je znakem profesionality.

Poznatky sdílejte s týmem. Připravte na poradu patnáctiminutové shrnutí tří nejdůležitějších myšlenek a toho, co z nich plyne. Kolegové ocení výběr, na který jim nezbyl čas. Zároveň si ověříte, co jste pochopili.

Vyhodnoťte, zda se cíl splnil. Porovnejte výsledky s původním záměrem a zapište, co příště udělat jinak. Takový záznam pomůže při rozhodování o další akci. Neúspěch je užitečná informace.

Krok 6: Rozhodněte o další účasti

Po vyhodnocení si položte věcnou otázku, zda by se akce vyplatila znovu. Kritériem jsou získané kontakty, nápady a ušetřený čas. Pokud jste nic nezískali, neznamená to, že konference jsou k ničemu. Možná byla špatně vybraná.

Zvažte alternativy. Menší oborová setkání, webináře nebo záznamy přednášek mohou některé cíle splnit levněji. Osobní účast má smysl tam, kde jde o vztahy. Pro čistě informační cíle stačí často záznam.

Naplánujte si kalendář akcí na rok. Rozdělte je mezi členy týmu, aby se zastoupily různé oblasti. Rozpočet pak můžete schvalovat najednou. Přehled usnadňuje i plánování dovolených.

Zdroje

• Svaz průmyslu a dopravy ČR
• CzechTourism