Skartace doma, nebo ve specializované firmě? Rozhodne objem

Vyhozená obálka s výpisem z účtu nebo smlouvou může skončit v rukou někoho, kdo ji zneužije. Skartace je nejjednodušší způsob, jak se tomu bránit. Rozhodnutí, zda ji zvládnete doma, nebo ji svěříte externí službě, závisí na objemu, citlivosti dokumentů a prostoru, který máte. Nejdřív ale musíte vědět, co smíte skartovat a co musíte ještě uchovat. Postupujte od základů k detailům a vybírejte podle vlastní situace.

Které dokumenty patří do skartovačky

Skartovat byste měli vše, na čem je jméno, adresa, číslo účtu nebo podpis. Jsou to bankovní výpisy, staré smlouvy, lékařské zprávy, předplatitelské faktury a zásilky s adresou. Jediný výpis může stačit k pokusu o zneužití identity. Obálky s okénkem také nehoďte do papíru celé.

Naopak běžné letáky a reklamy bez osobních údajů do skartovačky nepatří. Zbytečně by zahlcovaly stroj. Stačí je vyhodit do tříděného papíru.

Bez promýšlení neničte věci, které ještě potřebujete. Doklady k hypotéce, pojistné smlouvy nebo záruční listy musíte mít po celou dobu platnosti. Teprve potom přijde na řadu skartace.

Jak dlouho dokumenty uchovat

Lhůty se liší podle typu dokumentu. Daňové a účetní doklady podnikatelé uchovávají řadu let, u DPH obvykle déle. Mzdové a personální dokumenty mají vlastní lhůty podle zákonů. Přesné údaje ověřte v aktuálních předpisech.

Domácnosti nemají jednotnou povinnost, ale platí zdravý rozum. Záruční listy držte po dobu záruky, doklady o platbě za energie několik let pro případ reklamace. Dokumenty k nemovitosti nechte trvale.

Firmám pomáhá spisový a skartační řád. Určuje, jak dlouho se který dokument drží a kdy se ničí. Veřejné instituce se řídí předpisy o archivnictví.

Úrovně skartace, od pruhů po prach

Skartovačka řeže papír buď na pruhy, nebo na částice. Pruhy se dají v teorii složit zpět, částice výrazně hůř. Bezpečnost popisuje norma DIN 66399, která rozděluje zařízení do sedmi stupňů.

Pro běžnou domácnost stačí řez na částice. Citlivé dokumenty firmy a zdravotnická data vyžadují vyšší stupeň. Stupeň najdete v parametrech zařízení.

Pruhová skartovačka stačí na dokumenty bez osobních údajů, například konceptů. Pro doklady s údaji ji nedoporučuji. Rozdíl v ceně není příliš velký.

Domácí skartovačka, kde má smysl

Pro pár desítek listů týdně je domácí stroj praktický. Dokument ničíte hned, bez přepravy a bez čekání. Nezanecháváte dokumenty v krabici na půdě. Pro domácnost je to nejlevnější a nejrychlejší řešení.

Pozor na vlastnosti stroje. Mnoho modelů nesnese sešívačky, kancelářské spony nebo plastové karty a zahlcuje se. Dlouhý provoz vede k přehřátí a zastavení. Dodržujte pauzy a údaje o kapacitě.

Hlučnost je také důležitá. Stroj v obývacím pokoji večer pozná celá rodina. Skartaci si naplánujte na vhodnou dobu.

Externí skartace pro velké objemy

Pokud máte desítky pořadačů nebo celý archiv, domácí stroj nestačí. Specializovaná služba odveze dokumenty v zajištěných boxech a zničí je ve velké lince. Po zničení vystaví potvrzení. To využijete při kontrole, zvláště u osobních údajů.

Firma zpracovávající osobní údaje odpovídá za jejich likvidaci. Při předání externímu dodavateli je třeba písemná smlouva o zpracování. Požadujte také informaci o postupu a místě likvidace.

Zeptejte se, kdo dokumenty přebírá, kde se uschovávají do zničení a jak se zničený papír recykluje. Dobrá služba odpoví bez váhání.

Srovnání podle objemu a rizika

Situace	Doma	Externě
Malý objem, běžné doklady	Vhodné	Zbytečné
Velký archiv najednou	Zdlouhavé, stroj se přehřívá	Vhodné
Citlivá data firmy	Jen s vyšším stupněm	Vhodné, s potvrzením
Průběžné denní ničení	Vhodné	Nepraktické

Kombinace obou cest je běžná. Průběžně skartujete doma a jednou za čas předáte archiv k likvidaci.

Nezapomínejte na digitální data. Smazání souboru nestačí, disky a flash paměti je třeba přepsat nebo fyzicky zničit. Staré telefony před prodejem vraťte do továrního nastavení.

Můj tip: Doporučil bych vytvořit si doma krabici na papíry k skartaci a vyprázdnit ji pravidelně, třeba na začátku měsíce. Dokumenty se pak nehromadí a skartace nezabere víc než pár minut. U firmy stejně funguje uzavřený box na pracovišti.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Ministerstvo vnitra ČR, odbor archivní správy
• Národní archiv