Sídlo společnosti v tzv. virtuální kanceláři může vašemu byznysu přinést nejednu výhodu. Dokážete si ale vybrat kvalitního poskytovatele takové služby?

Zvolit sídlo společnosti takovým způsobem, aby co nejlépe odpovídalo potřebám a možnostem vašeho byznysu, nemusí být vždy jednoduchá záležitost. Mnohdy je potřeba vzít v úvahu celou řadu věcí a teprve potom se pro některou z možností rozhodnout, abyste vašemu podnikání skutečně prospěli. V této souvislosti určitě stojí za zmínku tzv. virtuální sídla, která se bez nadsázky stávají takřka fenoménem moderního podnikání. Proč je tomu tak? Co vede stále více firem k využívání těchto „virtuálních kanceláří“? A dokázali byste si vybrat optimálního poskytovatele takové služby?

Sídlo společnosti ve virtuální kanceláři má již 20 % našich firem

Skutečně je to tak a v absolutních číslech se jedná už takřka o 100 000 podnikatelských subjektů. Čím to je, že stále větší počet tuzemských podnikatelů dává při výběru sídla svojí společnosti přednost službám některého z poskytovatelů tzv. virtuálních kanceláří? Důvodů je hned několik a my se podíváme alespoň na dva nejpodstatnější. 1) ZISK PRESTIŽNÍ ADRESY patří k velmi zajímavým benefitům virtuálních sídel, o tom není nejmenších pochyb. „Dobrá adresa“ na vaší firemní vizitce i na vašem webu zmůže skutečně hodně. Řada lidí vám jaksi automaticky přisoudí vysokou prestiž a bude na váš byznys pohlížet jako na úspěšný, což obvykle rozšíří řady vaší klientely a nezřídka přivábí i nové obchodní partnery. 2) SNÍŽENÍ PROVOZNÍCH NÁKLADŮ NA MINIMUM má přinejmenším stejnou hodnotu jako „dobrá adresa“. Za měsíční poplatek pohybující se nejčastěji jen v řádu stokorun je obvykle možné získat také celou řadu doprovodných služeb a ušetřit tak nejenom značné částky za nájem reálných kancelářských prostor, ale i za plat zaměstnance, který by měl chod skutečného sídla společnosti na starost. Vzhledem k rostoucím cenám pronájmů i ke stále stoupajícím mzdám se může jednat i o několik desítek tisíc korun měsíčně a to už jistě vzbudí pozornost nejednoho podnikatele.

Kontrola ve velkém městě jen jednou za 150 let?

Ještě před několika málo lety poskytovaly virtuální kanceláře svým klientům krom výše zmíněných výhod i jakési útočiště před přílišnou zvědavostí státních úřadů. Jestliže jste si totiž vybrali pro sídlo vaší společnosti třeba Prahu nebo Brno, byla vzhledem k velmi vysokému počtu firem, které se zde „oficiálně nacházely“, pravděpodobnost kontroly například z berňáku natolik nízká, že to skoro nestálo za řeč. Ostatně pár čísel v přiložené tabulce mluví za vše.

Četnost kontrol (2006 – 2013)

Územní pracoviště	Pravděpodobnost kontroly
PRAHA 2	1 x za 205 let
PRAHA 6	1 x za 160 let
PRAHA 4	1 x za 150 let

Přestože došlo ke změně předpisů o územní působnosti kontrolních úřadů a kontrola z finančáku si na vás už může posvítit bez ohledu na to, kde vaše firma oficiálně sídlí, je popularita virtuálních kanceláří stále velmi vysoká. Značné úspory času i financí a jako bonus „dobrá adresa“ pro vaše podnikání. To jsou hlavní důvody jejich setrvalé obliby.

Budete si umět vybrat?

Jestliže vám výše zmíněné výhody podnikání v rámci virtuální kanceláře připadají natolik zajímavé, že se rozhodnete jít stejnou cestou jako desítky tisíc společností před vámi a zajistíte sídlo vaší firmě totožným způsobem, měli byste vědět, na základě jakých kritérií zvolit co nejideálnějšího poskytovatele tohoto servisu. Jde jednoduše o to, umět si vybrat tak, abyste z vašeho rozhodnutí vytěžili maximum a zvolené virtuální sídlo bylo vašemu byznysu opravdu prospěšné!

„Důvěřuj, ale prověřuj“ zde platí víc než kde jinde

Dejme tomu, že vás zaujme některá z nabídek poskytovatelů virtuálních sídel a budete chtít o jeho službách zjistit co nejvíce detailů. První, co by vás mělo zajímat, je spolehlivost a profesionalita daného poskytovatele. Musíte si uvědomit, že budoucnost vašeho byznysu bude do určité míry ovlivněna schopnostmi a také mírou solidnosti toho, kdo bude mít každodenní chod vaší „virtuální kanceláře“ na starosti. Je proto zcela namístě, když si v rámci možností ověříte jeho minulost a jeho renomé, které si případně stihl vybudovat u firem, které byly nebo stále ještě jsou jeho klienty. Je dobré si uvědomit, že chcete získat alespoň nějaké výhody, když už je podnikání v naší zemi čím dál složitější a majitelé firem jsou často vystaveni libovůli úřadů. Buďte proto v této fázi vašeho vybírání důslední!

Škála doplňkových služeb musí být co nejširší

K tomu, aby váš byznys mohl fungovat bez zbytečných komplikací, musí se vám dostat co nejkvalitnějších doplňkových služeb. Poskytovatel vaší firemní virtuální kanceláře by vám měl zajistit přinejmenším následující: a) Recepci s vyškoleným personálem b) Telefonické i faxové spojení c) Poštovní služby d) Zasedací místnost k obchodním či úředním schůzkám e) Administrativní výpomoc (kopírování dokumentů, příprava reklamních materiálů atd.)

„Dobrá adresa“ má často cenu zlata

Sídlo firmy v prestižní lokalitě velkoměsta může sehrát v byznysu nemalou roli. V podvědomí valné většiny lidí totiž taková lukrativní adresa na vaší vizitce neznamená nic jiného než ÚSPĚCH! Rozhodujte se tedy také podle toho, jak „kvalitní“ adresu vám vytipovaný poskytovatel virtuální kanceláře dokáže nabídnout. Mějte přitom na paměti, že méně zde zpravidla znamená více. O co běží? Jde o to, že některé ze zajímavých adres jsou už dnes firmami doslova přeplněny (nezřídka jich na jednom čísle popisném najdete i stovky) a jejich „exklusivita“ je tedy přinejmenším diskutabilní.

Správnou volbou můžete váš byznys doslova „postavit na nohy“

Výhody virtuálních kanceláří mohou být v optimálním případě pro vaše podnikání skutečně zásadní a finanční úspory, stejně tak jako příležitost k rozšíření klientely, často znamenají reálnou šanci na to, abyste váš byznys pozvedli o patro výš a dočkali se konečně zásadního podnikatelského úspěchu. Musíte si ovšem umět správně vybrat! Díky naší dnešní nápovědě by to pro vás už neměl být problém. Nebo vám snad cokoliv v našem textu není jasné? Chybí v něm něco podstatného?